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石家莊會議策劃公司-大型論壇會議的接待流程和注意事項
2015-02-08 11:36:19 來源: 作者:hblbwh 【 】 瀏覽:29
大型論壇會議的準備工作千頭萬緒,但是工作再多,都要從容不迫,有條不紊的進行,下面石家莊會議策劃公司小編就從會前,會中,會后一條一條的為您講解一下大型論壇會議的接待流程和注意事項。

一般會前要做的工作有:與會議主辦者洽談。向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。與會議主辦者確認會議接待方案。與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。確認會議主辦者預付會議訂金事宜。在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。準備會議資料。

會前事項的核心就是要提前溝通,把所有要注意的問題都想到。

會中要做的工作有:機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。會議酒店現場:會議秘書分發會議資料,來客接待。會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。協調會議期間的交通工具的安排。代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會中的核心在于專人負責不要漏掉某事,某人,另外會議的過程中所有負責相關事項的人一定要保證在崗,不能脫崗。

會后要做的工作相對要少一些,一般有:會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。與會議主辦者的費用。

石家莊禮邦文化傳播有限公司多年大型會議服務經驗,先后與中國教育培訓聯盟,雅芳亞,酒鬼酒等有著深入的合作,是您可以信賴的合作伙伴。石家莊會議策劃公司-石家莊禮邦文化竭誠為您服務!

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Tags:石家莊會議策劃公司 論壇會議 接待流程 注意事項 責任編輯:libanghunqing
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